vormals Coleida Checklists
Coleida Workflow
Von der Checkliste zum abteilungsübergreifenden Workflow, direkt auf Ihrer Microsoft Power Platform.
Key-User:innen gestalten Workflow-Vorlagen mit Fragen, Regeln, Status und Berechtigungen. Ihre Teams erzeugen daraus Workflows, bearbeiten jeweils ihren Abschnitt und geben ihn per Statuswechsel an das nächste Team weiter, nachvollziehbar vom ersten bis zum letzten Schritt.
Auf einen Blick
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Einmal gestalten, beliebig oft nutzen.
Vorlagen sorgen dafür, dass wiederkehrende Prozesse jedes Mal gleich vollständig ablaufen.
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Jedes Team sieht seinen Teil.
Berechtigungen je Kategorie und Status auf Basis Ihrer Microsoft Entra ID-Gruppen.
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Nur relevante Fragen.
Sichtbarkeitsregeln blenden Fragen abhängig von vorherigen Antworten ein oder aus.
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In Ihrem Tenant.
Bereitgestellt als Managed Solution auf Ihrer Microsoft Power Platform, mit Ihren Microsoft Entra ID-Gruppen und Ihrem Dataverse.
So funktioniert’s
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Schritt 1
Vorlage gestalten
Key-User:innen legen Kategorien, Fragen in 13 Fragetypen, Regeln, Status und Berechtigungen fest.
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Schritt 2
Bearbeiten und übergeben
Nutzer:innen erzeugen einen Workflow aus der Vorlage, beantworten die Fragen ihres Abschnitts und übergeben per Statuswechsel an das nächste Team.
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Schritt 3
Abschließen und dokumentieren
Abgeschlossene Workflows sind gegen Änderungen gesperrt und lassen sich als PDF im Corporate Design Ihres Unternehmens erzeugen.
Abteilungsübergreifende Workflows
Ein Workflow, der von Team zu Team läuft
Beispiel Onboarding: Die Personalabteilung füllt ihren Abschnitt aus und setzt den Status weiter. Jetzt kann nur die IT ihren Teil bearbeiten, danach das Facility-Management. Jede Abteilung sieht und bearbeitet nur ihre Kategorie, und der Status zeigt jederzeit, wo der Prozess steht. Ein Workflow, eine nachvollziehbare Historie, keine E-Mail-Ketten.
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Personal
erledigt
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IT
in Bearbeitung
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Facility
noch gesperrt
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Abgeschlossen
Funktionen
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Flexible Vorlagen
Ein- oder zweistufige Gliederung, 13 Fragetypen von Text und Zahlen über Datum, Person und Anlagen bis zur Statuswechsel-Anforderung, Pflichtfragen, Minimal- und Maximalwerte, formatierte Erläuterungen.
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Sichtbarkeitsregeln
Fragen erscheinen nur, wenn sie zur vorherigen Antwort passen, mit Vergleichsoperatoren wie „gleich“, „größer als“ oder „enthält“.
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Status und Berechtigungen
Eigene Status je Vorlage; je Kategorie und Status legen Sie fest, wer bearbeiten, nur lesen oder gar nichts sehen darf, über Microsoft Entra ID-Gruppen.
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Anlagen und Kommentare
Mehrere Dateien je Frage, Kommentare direkt an der Antwort, in den Code Apps (Beta) als Verlauf mit Name und Zeitpunkt.
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PDF im Corporate Design
Aus jedem Workflow entsteht ein PDF-Dokument im Erscheinungsbild Ihres Unternehmens, gespeichert am Workflow.
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Vorlagen weiterentwickeln
Bestehende Workflows übernehmen neue Fragen und Kategorien einer geänderten Vorlage, ohne gegebene Antworten zu verlieren; Ausgelaufenes wird deaktiviert statt gelöscht.
Zwei Apps, ein Produkt
für Key-User:innen
Coleida Workflow Management
Vorlagen, Fragen, Regeln, Status und Berechtigungen an einem Ort pflegen. In der Code App (Beta) zeigt ein Arbeitsbereich die ganze Vorlage auf einen Blick: Navigation, Strukturbaum und Detailbereich nebeneinander, mit Änderungshistorie.
für Nutzer:innen
Coleida Workflow
Workflows erzeugen, bearbeiten und übergeben, mit Fortschritt je Kategorie und für den ganzen Workflow. In der Code App (Beta) zusätzlich Suche und Filter, automatisches Speichern und verschiedene Fragenlayouts, auf dem Desktop wie auf dem Smartphone.
KI-Assistent (Add-on)
Vorlagen im Gespräch erstellen
Mit dem Coleida Workflow Agent beschreiben Key-User:innen ihren Prozess in natürlicher Sprache. Der mit Microsoft Copilot Studio erstellte Agent erzeugt daraus einen Vorschlag für die Vorlage mit Kategorien, Fragen, Antworttypen und Regeln, den Sie prüfen und freigeben.
Optional und gesondert lizenziert.
Einsatzbereiche
On- und Offboarding über mehrere Fachbereiche
Qualitätssicherung und Prüfabläufe mit Messwerten und Nachweisen
Komplexe interne Anfragen, vollständig und vergleichbar beschrieben
Workshops und Beratungsgespräche nach festem Leitfaden
Anforderungserhebung für komplexe Produkte und Maschinen
Voraussetzungen
Microsoft Power Platform mit Dataverse, je eine Test- und Produktivumgebung
Power Apps Premium oder eine gleichwertige Lizenz mit Dataverse-Zugriff
Für den KI-Assistenten: Microsoft Copilot Studio
Einführung durch Coleida: Installation, Grundkonfiguration, gemeinsamer Funktionstest, Schulung der Key-User:innen
Sehen Sie Coleida Workflow in Aktion
Wir zeigen Ihnen in einer Demo, wie Ihr Prozess als Workflow aussieht.